Wer E-Mails im Auftrag von anderen versendet, muss nicht nur auf die richtige Absenderadresse, sondern ebenso auf eine korrekte Signatur achten. Lucatec® Mask bietet Ihnen diesbezüglich viele praktische Funktionen und Einstellmöglichkeiten. Mit unserem cleveren Add-in für Microsoft Office Outlook lassen sich flexible Signaturen vollautomatisch setzen und zentral verwalten.

Stets die passende Signatur für jede E-Mail

Lucatec® Mask erkennt die richtige Outlook-Signatur in Abhängigkeit von der Absenderadresse und dem Ordnerkontext. Unser Add-in stellt die richtigen Signaturdaten beim Verfassen neuer E-Mails ebenso wie beim Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten ein. Möchte ein Angestellter im Support beispielsweise auf eine Anfrage im Namen der ganzen Abteilung reagieren, setzt Lucatec® Mask anstatt der Mitarbeiterdaten automatisch die Adresse und Signatur der Abteilung ein. Ebenso erkennt unser Tool beim Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten den ursprünglichen Adressaten und stellt automatisch auf die zu diesem Absender passenden Signaturdaten um. Durch den Automatismus müssen Nutzer nie wieder daran denken, die Signaturen per Hand einzustellen, wodurch das Fehlerpotenzial in der gesamten Teamkommunikation deutlich sinkt. Natürlich lassen sich bei Bedarf die Signaturdaten auch weiterhin vor dem Senden individuell in Outlook austauschen und anpassen.

Outlook-Signaturen zentral ablegen und verwalten

Lucatec® Mask bieten Ihnen die Möglichkeit, die Outlook-Signaturen Ihres Unternehmens zentral auf einem Netzwerkspeicher abzulegen. Anstatt die Signaturdaten auf jedem Endgerät einzeln speichern zu müssen, lassen sich Outlook-Signaturen synchronisieren und so übergreifend für den ganzen Betrieb nutzbar machen. Sie können die Signaturdaten bequem zentral bearbeiten und automatisch in die E-Mail-Software an jedem Endgerät laden lassen. Die zentrale Verwaltung stellt sicher, dass jegliche Signaturdaten in den E-Mails Ihres Unternehmens den gleichen Standard verwenden und Ihren Designrichtlinien entsprechen. Lucatec® Mask zieht neue oder geänderte Signaturen bei jedem Programmstart sowie alle 24 Stunden von selbst nach.

Praktisch: Dynamische Platzhalter für Ihre Signaturen

Lucatec® Mask geht sogar noch einen Schritt weiter: Anstatt für jeden Mitarbeiter eine einzelne Outlook-Signatur zu erstellen, können Sie einfach sogenannte Signaturmakros nutzen. Sie erstellen beispielsweise ein Basisdesign für die Signaturvorlage und fügen anstelle des Namens, der Position oder der Kontaktdaten des Mitarbeiters den entsprechenden Platzhalter ein. Die nötigen Informationen für die Outlook-Signatur werden aus dem Active Directory geladen und von Lucatec® Mask automatisch in die E-Mail-Vorlage eingefügt – und dies natürlich auch dann, wenn Sie unter einer anderen Absenderadresse schreiben oder den Absender nachträglich ändern. Sogar Inhalte aus externen Dateien lassen sich problemlos mit den Signaturvorlagen verknüpfen, beispielsweise wechselnde Werbebotschaften oder der Haftungsausschluss aus einer separaten Textdatei.

Die Features für Outlook-Signaturen im Überblick:

  • Automatisches Setzen von Signaturen
  • Definieren einer Standardsignatur für alle ausgehenden Nachrichten sowie beliebige individuelle Signaturen für Ordner und Unterordner
  • Automatischer Abgleich von verfügbaren Signaturen
  • Verwenden von Signaturmakros

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