Lucatec® Mask optimiert sämtliche Funktionen, die für eine effiziente E-Mail-Teamkommunikation in Microsoft Office Outlook wichtig sind. Dazu zählt auch eine bessere Verwaltung der Ablage von mit Outlook gesendeten Mails. Unser cleveres Add-in verschiebt Nachrichten in den gängigsten Anwendungsfällen vollautomatisch in sinnvolle Ordner und Unterordner. So behalten Sie den Überblick und sparen sich die Zeit, gesendete Nachrichten von Hand zu sortieren.

Alles im Blick mit Lucatec® Mask

Outlook speichert Ihre verschickten Nachrichten standardmäßig unter „Gesendete Elemente“ in Ihrem primären Postfach ab, auch jene, die Sie mit fremden Absenderadressen verschickt haben. Das führt in der Regel dazu, dass sich dort eine Vielzahl an unterschiedlichen Nachrichten sammelt und schnell der Überblick verloren geht. Insbesondere bei der E-Mail-Kommunikation in Teams oder ganzen Abteilungen ist dies ein eindeutiger Nachteil: Der Kommunikationsverlauf lässt sich langfristig nur schwer nachvollziehen und nicht alle beteiligten Mitarbeiter werden über gesendete Informationen in Kenntnis gesetzt. Lucatec® Mask löst dieses Problem für Sie: Unser Add-in verschiebt E-Mails automatisch in benutzerdefinierte Zielordner und zwar so, dass alle Beteiligten Zugriff erhalten und (in Outlook) gesendete Elemente im Handumdrehen wiederfinden.

Automatisches Setzen von Zielordnern

Unser Tool nutzt einen ausgefeilten Algorithmus, der die Zielordner für gesendete Elemente in Abhängigkeit von der Absenderadresse und dem Ordnerkontext wählt. Schreiben Sie beispielsweise Nachrichten im Namen eines Vorgesetzten, werden diese automatisch in der Ablage des entsprechenden Postfachs abgelegt. Auf Wunsch lässt sich die Ordnerstruktur noch weiter vertiefen: E-Mails können in konkreten Projektunterordnern abgelegt oder zusätzlich in der eigenen Ablage gesichert werden. Lucatec® Mask bietet eine erweiterte Unterstützung für mail-aktivierte öffentliche Ordner: So lassen sich über einen öffentlichen Ordner gesendete E-Mails direkt in diesem oder einem dazugehörigen Unterordner ablegen. Unser Add-in bietet Ihnen vielfältige Einstellmöglichkeiten, um die Ablage von gesendeten Elementen in Outlook zu automatisieren und zu individualisieren.

Standardzielordner und Toolbar für gesendete Elemente in Outlook

Bei Bedarf können Sie die Automatik von Lucatec® Mask bequem überschreiben. Dies ist mit der Festlegung von Standardzielordnern möglich: Ausgehende E-Mails werden dann nicht mehr über die automatische Erkennung verschoben, sondern immer in dem gewünschten Standardzielordner abgelegt. Als Standardzielordner lässt sich jeder beliebige Ordner in Ihrem Outlook-Profil bestimmen, für den Sie Schreibrechte besitzen.

Lucatec® Mask bietet darüber hinaus ein praktisches Dialogfeld, das Sie über die Menüleiste von Outlook aufrufen oder sich beim Klick auf „Senden“ automatisch einblenden lassen können. Im Dialogfeld lässt sich der aktuelle Zielordner für die Nachricht überprüfen und Sie haben die Möglichkeit, den Ablageort manuell anzupassen oder aus einer Schnellauswahl ein abweichendes Ziel auszuwählen. In der Schnellauswahl wird Ihnen eine Historie aller für den aktuellen Absender bereits verwendeter Zielordner angezeigt.

Die Features für gesendete Elemente im Überblick:

  • Automatisches Bestimmen von Zielordnern
  • Setzen eines Standardzielordners für alle ausgehenden Nachrichten sowie individuelle Konfiguration von Zielordnern auf Ordnerebene
  • Optionale Anzeige eines Dialogs für die Ablage gesendeter E-Mails und Auswahl von abweichenden Zielordnern

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